杭州饭店连锁酒店:如何设计工作岗位说明书（二） -

如何设计工作岗位说明书（二）

 六、工作关系：

   HR在设置工作关系时，通常的情况分为公司内部关系和公司外部关系。内部关系主要是针对该职位所在公司的衔接部门及沟通指数而设定。可以设置模块如下：单位、人员及部门、频繁程度。其中在频繁度里包含频繁、经常和偶尔三项。

   单位是指这个岗位需要与内部的沟通部门，如总经理的助理，需不需要与董事会成员沟通？需要。需不需要与行政部、市场部、生产部及策划部等沟通，需要。如此，作为HR你在设置内部关系时就要考虑该职务需要与哪些部门及人员沟通。

   另外在编制频繁程度时可不是瞎写的，要考虑到该职务和总经理的工作作风等等因素。 有的是频繁，有的就应该是经常，有的只能是偶尔。这其中的奥妙很多，要观察高级管理人员之间的复杂关系和排斥、嫉妒等等因素在里面。

   公司外部的沟通关系，就更需要你了解更多的情况才能制定。不仅要掌握该岗位人员的学识、见识、为人处世的技能，同时还要了解该岗位人员的口才和社会交际本领等。

   在你设计这些的同时，还要考虑下一步你在设计工作岗位说明书承担职责那一块，因为二者是有连带关系的，否则你的绩效考评就会流产。人力资源管理是一个专业性很强的工作，同时也是一项动态性很强的管理工作。所谓动态性很强是指无论是人还是工作环境都时时发生着微妙的变化，它需要从事人力资源管理的工作者对事对物都要具有良好的驱动力、情商、更要具有丰富的知识阅历等。

七、工作摘要：

  工作摘要与工作目的有着不同的概念区分。从总的原则来看，工作摘要就是将承担职责的主要概况进行描述。

  例如：还以总经理助理为例：

  为总经理的日常工作事物处理好各方面的协调关系，为总经理制定的年度工作计划提出合理化和科学化的建议，为总经理制定的公司战略提出可行性的分析报告及战术推进计划等。

   对内不仅与公司各个部门的领导保持经常性的接触，同时还要给总经理提供与各个高管人员接触后留下的印象、工作作风、可用程度、发展空间等等感悟与评价，以便给总经理提供各部领导晋升、降级、奖励和惩罚等参考依据。对外协调与总经理接触频繁的政商两界领导，便于弥补总经理因事物繁忙而疏忽的事项。

  你在编写工作摘要时，首要考虑总经理到底需要一个什么样的助理？总经理的性格、爱好、脾气、容忍度、社交群体、文化素养、成长环境、为人处世的诚信度等等。这些详情的了解是你选择与书写工作摘要必须要慎重思考的，否则最终老板就会责备你不会选人，责任全在你的身上。再有你对这个助理的绩效考评如何推行？会不会搬起石头砸自己的脚等等。

   你在设计这些工作摘要的时候可要谨慎啊，否则你接下来的绩效考核不能有效的展开，老板会认为你华而不实的。很多企业的老板不会是说自己不好，而是埋怨你这个人事部长太弱。生活在一个多数老板依靠机遇发财、文化程度尽管不高、但是虚荣心很强的时代，人力资源管理者不仅要专业，而且还要懂得什么样的老板什么样的手段对待，否则的话，你按照什么以人为本，科学发展观等等口号教条的东西生搬硬套是不行的。

八、承担责任：

   这部分是整个工作说明书的重点部分，这个部分设计的好坏直接关系到下一步的绩效考评工作的有效进行。如果你是一个专业人士，你通过一家公司设计的承担责任这块就能看出这家公司的人力资源部长是否专业？同时也能判断出这家公司的老板及手下那些副总是否懂得企业管理或者人力资源管理等。

   你会经常看到很多不懂或者不专业HR设计的承担责任这一项时，每个开头都写负责什么什么？就看这一点，这家公司的HR就是个庸才。并非负责什么写的不对，而是不细化，正因为不细化便出现很多公司没有执行力，而老板却不知道到底原因出在哪里？也不明白他启用的HR是个废人。这年头，做企业的老板再也不像从前了，只要有钱就能办公司，不是儒商很难做强做大企业的。

 那么如何正确书写或者编制这块呢？

首先作为HR要懂得专业工具的运用，也就是说这部分HR要运用岗位说明书常用动词表。在常用动词表中借鉴和思考运用的名词与工作要求相匹配，如下：

一、    规划：

规划的解释为：为实现组织的长期发展目标和长期利益，对组织的发展方向、资源配置、实现目标的途径和手段所作的安排。

   从上述的解释来看，那么HR在编制说明书的时候，是否要考虑给什么职位的人编写时要写上规划？警卫人员需要吗？做饭的食堂师傅需要吗？车工、钳工、焊工等需要吗？这些人是不需要的。只有高管层人员才需要，主管层也有需要的，但是次管层就是执行层了当然很少需要的了。明白了这些，你在给高级管理人员编制说明书的时候第一项就是有规划的内容。试想，一个没有规划或者不会规划的高管，能做好工作吗？民营企业或者外资、合资高级管理人员可不同于公务员之类的那些共产党的领导……

   所以，董事长、总经理、副总、人力资源部长、生产主管、销售主管、企划主管、财务主管等，在编制工作岗位说明书的时候一定要编写规划一项。什么职务编写什么与职务有关的规划。

   我今天与两个在公司里做财务的人员交流，问他财务人员主要职责是什么？这两个人的回答都不清晰，不难想象与判断出这两公司在经营与管理上的滞后，否则他的财务人员只会整理帐务，不会规划财务。这就像社会上很多人考财务证书，但是从来就没有认真思考过怎样才能升迁财务总监，作为财务总监除了掌握财务知识外，不懂6S 管理如何根据数字报表判断费用的增加与降低来源之处？

  所以在给公司高管层设计规划时，一定要围绕公司的战略层面编制。在给主管层设计时既要考虑战略层又要考虑执行层的多种要素。

二、计划：

  计划与规划有相同的地方也有不同之处。计划的解释为：规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，以及将计划逐层展开，以便将协调和将各种活动一体化。

   如果是这样的要求，这就需要公司的高管层、次管层人员在编制工作说明书时都要有计划这一项。规划属于公司的战略层面，而计划多数是指战略的执行层面。所以对于公司执行层管理人员的计划能力的素质要求就很严格，会不会计划？能不能分解战略？如何有效逐层展开计划，推行计划等，这是考验企业中层领导的核心所在。

   看看那些老国营企业，是不是都在各个科室的墙面上，用个相框写着工作职责？有用吗？没有用。有人照做吗？没有。有人天天抬头就能看见的职责一问三不知，什么原因呢？

  你再看看那些工商、税务、派出所、村部、财务等等办公室的墙上不是都有这种所谓的职责明示吗？结果如何？你再看看哪些成功的大公司墙上一个这样的虚张声势的东西都没有，其结果为何很好啊？

三、    起草：

  起草的解释为：将思想转化为书面文件的过程。凡是企业的高管层、次管层与执行层人员是不是需要经常起草文件？生产部门主管出现了质量事故需要起草不？销售部门的人员需要起草市场调研报告不？总经理的文秘或助理需要起草各种会议文案不？采购部长需要起草关于购进材料的请示报告不？都需要。这些需要还仅仅是日常工作的简单行为，更主要的是要起草与本工作相关的推进工作的方法、构思和建议等等。为此，HR在给管理人员设计说明书时，你没有清晰明确的起草要求，就导致企业的执行力欠缺。

四、拟定：

  拟定与起草差不多，但是凡是需要向上级领导汇报的它的准确用词就是拟定。拟定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上级领导审议的行为。

所以HR应该对所有公司的管理人员，在编制说明书时要有拟定的用词，至于根据各个职位的不同，该职位需要拟定的文件或者制度不同而已。

所为拟定就是还没有经过主管领导批准和认可的前期文案，什么职务的人员需要拟定什么呢？如果作为HR你要在工作说明书里明确地标明出来，否则，公司的管理人员不逼到头上会主动写拟定？所以，HR一定要在工作说明书中依据本职务的权重而设计需要该职位拟定的文案和制度。

为何很多企业的人力资源管理者不受到重视？为何有的人力资源经理在企业的地位很低、有的却很高，原因源自此的运用和奥妙。当人家不怕你的时候，你的地位自然很低，当你的绩效考评让他胆战心惊时，你的地位自然就会很高。