团结湖到朝阳公园地铁:机关、事业单位设备档案整理的方法

来源：百度文库编辑：偶看新闻时间：2024/07/04 23:16:25

机关、事业单位设备 档案整理的方法如东县档案局朱亚萍一、拟定本单位的设备档案分类方案归档范围：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。保管期限：根据设备使用寿命，档案保管到设备报废后五年。一般以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主）。设备档案分类方案（样表）类目名称分类号基本归档范围保管期限备注 1.计算机 SB11 1.开箱验收证明书 2.打印机 SB12 2.装箱单 3.复印机 SB13 3.产品使用说明书 4.扫描仪 SB14 4.设备安装说明书一 5.刻录机 SB15 5.用户手册根据设备、 6.摄像机 SB16 6.产品合格证使用寿命办档案保管公 7.照相机 SB17 7.产品图册、照片至设备报设等 8.数码印刷机 SB18 废后5年备 8.购进发票复印件 9.投影机 SB19 9.随机光盘、软盘 10.空调机 SB110 等启动盘 11.去湿机 SB111 10.其它随机文件 12.其他办公设备 SB112 材料设备档案分类方案（样表）续类目名称分类号基本归档范围保管期限备注 1.汽车 SB21二、交通 2.电梯 SB22 同上同上设备 3.其他 SB23 1.电视机 SB31三、视听 2.多媒体 SB32 同上同上设备 3.其他 SB33四其他设备同上同上二、归档时间外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。（自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档）。维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。三、归档要求归档的设备文件材料必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。四、整理方法1、组卷及卷内文件排列按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序进行排序。 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。 ②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。2、编目 ①编页码：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写的位置是，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。 ②卷内目录和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。 ③分类与编号（加盖档号章） ④案卷封面、卷内备考表的编制卷内文件目录格式顺序号责任者文件编号题名日期页次备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 103、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种 ①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用 “三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按 A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。 ②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面填写案卷题名，脊背贴上标签并填写内容。4、编写案卷目录案卷目录格式归档时间案卷编制保管档号密级份数页数备注年月日题目单位日期期限谢谢大家！

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