偶看新闻淹城春秋乐园游玩项目:OOO+如何管理你的参考资料
来源：百度文库 编辑：偶看新闻 时间：2024/07/01 13:27:11
书面形式的资料—可以是当地一家餐馆的外卖菜单，也可以是一项环境美化工程的计划书、某些草图或者供应商信息—最好存储在一个伸手可及的便捷装置中。这些装置形式多种多样，你可以用一个活页夹或笔记本中的几页纸，来记录你所偏爱的一些饭馆的名字或者学校委员会成员的电话号码，也可以启用整个文件柜来存放公司合并的一切相关资料。
电子存储器中的内容更是包罗万象，可以是从网上下载的数据库资料，也可以是通信软件中的存档文件夹。
这里要特别提醒的是，保存的参考资料要能够在需要时毫不费力地查寻到。一般情况下，参考资料系统有两种形式：（1）按特定主题或特定领域分类存储的系统；（2）一般性参考资料归档系统。第一种通常按照资料的内容进行分类保存—比如，某一文件夹专门用来存放按日期顺序排列的合同文本，而另一个文件夹仅用于保存有关雇员赔偿问题的机密文件；另外，还有几个文件柜专门用于已经了结案的法律案件的存档，以便日后查阅。
一般性参考资料归档系统
参考资料系统的第二种形式，是将资料保存在触手可及的地方，常备几个文件夹用于收集那些没有指定类别的信息。你总是需要有一个地方来存放移动电话的使用说明手册、某个特定工程的会议记录，以及你上一次去东京旅行结束时没来得及兑换的几个日元（下一次去时，还可以使用）。
对于个人行动管理系统，一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常成为整个系统的最大瓶颈。如果归档的程序烦琐而缓慢（甚至枯燥乏味），那么，你就很可能不会去进行归纳存档，而是仅仅将它们堆积在一起。如果你没有给参考资料设定清晰可辨的界线，那就无法区分哪些是可以采取行动的事件，哪些是暂时无法处理的工作。大脑在面对这种局面时，会失去正常的反应能力，变得混沌麻木。因此，针对这类资料建立一个运行良好的系统，将是我们推行轻松高效行事方法的一个重要保障。我们将在第7章详细阐述。
回顾
在纸上记下你需要牛奶是一回事，而在商店里回想起需要牛奶就是另一回事了。同样，把“给朋友打电话，询问他推荐的房地产律师”记录下来，绝不等同于当你守着一部电话无事可做的时候，就能够唤起对此事的回忆。
你需要每隔一段时间，全面地回顾一下自己的生活和工作情况。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，在后文中，我将其称之为“万尺高度”（参见本章“总体检视工作的‘六层次法’”一节）。你应该把握住这个机会，快速地清理一下自己面临的行动和抉择，以便从根本上对某一时间需要处理的工作作出有效的判断。
回顾的内容和时机
如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织整理系统，那么拥有一个“项目”清单、一个日程表、“下一步行动”清单（一个或多个）和一个“等待处理”清单就是回顾的全部内容。
这其中，浏览最为频繁的大概要数日程表了，它会提醒你这一天里的“必做任务”（这些任务如果不在这一天完成，便没有机会完成了）。这并不意味着这些写入日程表的事情就是最为“重要”的，其实，它们只不过是不得不在这一天完成的事情。在任何时候，只有在对不得不完成的事情和其要求的时间都了如指掌的情况下，你才有可能更加机动灵活地安排其他工作。处理日程表的最好方式是，将上面罗列的任务（如开会、打电话、完成报表的最终稿等）逐项完成，不要遗漏。
完成了对日程表的查看以后，就该转向你的“下一步行动”清单了。这类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动，一旦时间允许就应该予以实施。如果你将这些任务按照不同情境编入不同的清单（比如“在家里”、“在电脑旁”、“与领导开会时”），这样一来，遇到合适的情境就可以按照对应的清单来完成行动了。
对于“项目”、“等待处理”和“将来/也许”清单，根据你的需要进行定期查阅，只要能保证你不会在心中对其中的内容念念不忘就行，因为那会影响你的工作效率。